Honestidade e comprometimento com os dados são fundamentais para conquistar a confiança de todos e se manter no cargo
Como já dissemos inúmeras vezes, ser síndico não é uma tarefa para qualquer pessoa: é preciso ser proativo, organizado e ter a honestidade como atributo. Afinal, o síndico é o responsável pelo controle financeiro e por prestar contas ao condomínio e garantir que tudo esteja nos conformes quando o assunto são os recebimentos, os pagamentos e os gastos em geral.
Vale salientar que prestar contas no condomínio é um dever que está previsto no Código Civil, em seu artigo 1.348. Esta obrigação precisa ser realizada a cada ano ou quando houver solicitação.
Se fazer o levantamento dos números pode parecer complicado, vamos te auxiliar a prestar contas no condomínio de forma mais eficiente e concreta.
Confira na sequência deste artigo.
O que é prestar contas no condomínio?
Em um condomínio, há uma grande circulação de dinheiro. A prestação de contas por parte do síndico é relatar e demonstrar ao conselho e aos condôminos todas as transações econômicas realizadas em um período – geralmente em um ano.
Com isso, todos têm conhecimento do patrimônio condominial, o quanto entrou de dinheiro com as taxas de condomínio, os valores dos fundos de reserva, todas as demais receitas e todas as despesas, comprovando os recebimentos e os gastos do condomínio.
Embora a lei determine a obrigatoriedade de prestar contas anualmente, o ideal, para uma boa gestão é a prestação de contas mensal, a fim de gerar maior controle e segurança da situação financeira do Condomínio. O principal objetivo de prestar as contas periodicamente é dar transparência sobre como anda a vida financeira do Condomínio, além de auxiliar para o planejamento ds próximos meses e em especial do próximo ano. Esse cuidado auxilia a incluir obras ou melhorias em prol do condomínio.
Por isso, é fundamental que o síndico guarde e arquive todas as notas, os recibos e todos os documentos que possam ser necessários na hora de prestar contas.
Quer saber como planejar os doze meses no condomínio? Veja neste post.
Prestar contas no condomínio: o que deve ser incluído
Em primeiro lugar, faça uma análise do orçamento previsto no início da gestão e compare com o atual para ver se as projeções se concretizaram.
Essas previsões sempre são baseadas no histórico de anos anteriores. Portanto, fica mais fácil para avaliar se os planos deram certo e, em caso negativo, onde ocorreu a divergência em relação ao planejamento.
Alguns documentos são obrigatoriamente exigidos na assembleia durante a prestação de contas:
Demonstrativo de despesas – com um resumo dos pagamentos fixos (as folhas de pagamento, seguros, contratos de manutenção, despesa públicas e impostos); variáveis (as manutenções planejadas) e extras (de despesas extraordinárias).
Relatório de receitas – divididos entre os valores relativos aos condôminos adimplentes e inadimplentes – o último, com os devidos acréscimos de multas e demais encargos -, além de valores referentes aos aluguéis das áreas comuns, como salão de festas e churrasqueira, além de eventuais multas que foram aplicadas e recebidas, taxas de mudança, etc.
Balancete – nada mais é do que o resultado das receitas e despesas, com um saldo atualizado de quanto o condomínio dispõe.
Após agrupar todos os dados, faça uma comparação da previsão do ano anterior para ver se está dentro do resultado final.
E como fazer esta apresentação?
Ter tudo organizado é apenas o ponto inicial da prestação de contas no condomínio.
O desafio maior pode ser como apresentá-lo de forma compreensiva e clara, para que nenhum condômino fique com dúvidas ou questione a sua apuração.
Para isso, prepare-se antes da assembleia: como uma apresentação formal, estude o passo a passo da prestação das contas, por onde começar e que caminho seguir. Leve um material de apoio, tanto para você quanto para entregar aos presentes na assembleia. Acompanhar o que está sendo dito por meio da leitura pode facilitar a compreensão.
E não esqueça de carregar junto os documentos originais, caso precise comprovar alguma informação no momento se houver questionamentos. Algumas dicas:
– Faça demonstrativos financeiros mensais, com as despesas, as receitas e o saldo final e vá atualizando mês a mês para apresentar aos condôminos, de preferência disponibilize toda a documentação relativa às receitas e despesas. Isso facilitará a sua prestação de contas anual.
– Separe cada um dos itens a ser explanado para que não haja confusão e atropelamento de dados. Dessa forma, as informações serão transmitidas de forma fluida e com clareza.
Após a apresentação, esteja aberto para os comentários e críticas. Caso haja objeção, analise e esclareça. Por ser um documento do condomínio, todos os condôminos podem ter acesso quando quiserem ou tiverem dúvidas — o síndico não pode se negar a prestar essas informações.
Transparência é essencial.
Balanço questionado, o que fazer?
Pode acontecer da prestação de contas ser questionada e você não conseguir explicar na hora qual o erro ou problema, que pode ser por uma digitação errônea, um cálculo equivocado, a falta de algum documento, etc.
Nesses casos, uma auditoria pode ser solicitada para conferência e realização de uma nova prestação de contas por parte do condomínio.
Para evitar este tipo de situação, conte com uma administradora de condomínios com experiência, auxiliando a evitar problemas, como a corrupção durante a gestão.
18/09/2023 | Categorias: Administração de Condomínios Vida de Síndico Vida em Condomínio