Categoria: Vida de Síndico

A importância do fundo de reserva do condomínio

Recursos devem ser usados para cobrir custos emergenciais; entenda quem deve arcar com esse valor dentro da taxa de condomínio

No valor mensal pago para a manutenção de um condomínio normalmente está incluído o fundo de reserva. Um percentual da taxa mensal – em geral 5 ou 10% – fica guardado para ser usado em situações de emergência para que haja recursos disponíveis em caixa. O principal propósito é garantir que o condomínio conte com verbas para eventualidades ou situações extraordinárias.

O percentual destinado ao fundo de reserva, se não previsto na convenção do condomínio, deve ser definido em assembleia, constando expressamente na ordem do dia este tema. A partir disso, no pagamento de uma mensalidade, o percentual do fundo de reserva deverá ser destinado especificamente para esse fim, e depositado em conta remunerada própria

A fim de simplificar esse controle e promover a transparência, sugere-se ao síndico que seja mantida uma conta corrente e uma conta poupança em nome do condomínio.

A primeira deve se destinar às despesas e responsabilidades comuns, como o pagamento dos empregados, de contas do dia a dia, entre outras despesas ordinárias.

O fundo de reserva do condomínio, por outro lado, deve ser mantido em uma conta poupança e se destina aos casos emergenciais: os critérios podem e devem ser definidos pela convenção do condomínio, pelo regimento interno ou na assembleia que o instituiu.

Em geral, são utilizados para situações de emergência, como obras para as quais não houve provisionamento de fundos, reparo de acidentes, despesas extraordinárias relacionadas a reformas ou estrutura do edifício, entre outras diversas possibilidades, mas não se deve utilizar para pagamento de despesas ordinárias.

É possível, por exemplo, fixar um teto a ser arrecadado pelo condomínio, cessando esse pagamento quando os valores forem atingidos. Dessa forma, existe a segurança de contar com esses recursos sem se tornar uma cobrança obrigatória e eterna.

Regras para o uso do fundo de reserva do condomínio

A convenção ou o regimento interno devem estabelecer qual o valor limite que pode ser usado pelo síndico sem que haja a convocação de uma assembleia.

Essa regra dá liberdade ao responsável para utilizar os recursos para pequenos reparos e eventualidades sem a necessidade de incomodar e depender dos demais condôminos.

No entanto, caso a emergência esteja acima deste percentual ou limite pré-estabelecido, deverá ser convocada uma assembleia para autorizar as obras.

É importante que o síndico, mesmo em uma situação de emergência, realize ao menos três orçamentos específicos, simplificando a decisão dos demais condôminos e garantindo uma boa administração do dinheiro do condomínio.

Como anteriormente esclarecido, o fundo de reserva deve ser utilizado para obras ou reparos que agreguem valor ao imóvel e não para meros reparos ou consertos decorrentes de natural desgaste, pois estes devem ser pagos pelo rateio normal de despesas.

Vale lembrar que, qualquer unidade, a qualquer momento, pode exigir do síndico uma prestação de contas – este é um dos deveres do síndico.

Quem deve arcar com o fundo de reserva do condomínio?

O percentual definido para o fundo de reserva deverá ser arcado pelos proprietários dos imóveis.

Os proprietários de unidades são os responsáveis pelo investimento em melhorias e outros reparos para a manutenção e valorização do condomínio. Os inquilinos, por outro lado, não arcam com esse tipo de custo.

A Lei de Locações 8.245/91 em seu artigo 23, inciso XII, estabelece quais despesas são obrigação dos locatários, a saber:

… XII – pagar as despesas ordinárias de condomínio.

1º Por despesas ordinárias de condomínio se entendem as necessárias à administração respectiva, especialmente:

a) salários, encargos trabalhistas, contribuições previdenciárias e sociais dos empregados do condomínio;
b) consumo de água e esgoto, gás, luz e força das áreas de uso comum;
c) limpeza, conservação e pintura das instalações e dependências de uso comum;
d) manutenção e conservação das instalações e equipamentos hidráulicos, elétricos, mecânicos e de segurança, de uso comum;
e) manutenção e conservação das instalações e equipamentos de uso comum destinados à prática de esportes e lazer;
f) manutenção e conservação de elevadores, porteiro eletrônico e antenas coletivas;
g) pequenos reparos nas dependências e instalações elétricas e hidráulicas de uso comum;
h) rateios de saldo devedor, salvo se referentes ao período anterior ao início da locação;
i) reposição do fundo de reserva, total ou parcialmente utilizado no custeio ou complementação das despesas referidas nas alíneas anteriores, salvo se referentes ao período anterior ao início da locação.

No caso de o fundo ser usado para quitar as chamadas despesas ordinárias, os locatários terão a obrigação de repor os respectivos valores no fundo de reserva, como se vê da supratranscrita alínea “i”. Em regra geral, se o dinheiro for usado para benfeitorias, é responsabilidade do proprietário; caso seja para despesas do dia a dia, o inquilino deve arcar.

Nesta situação, o locatário pode exigir do proprietário que devolva o valor equivalente ao fundo de reserva, ou desconte do valor do aluguel, durante todo o tempo de vigência do contrato de locação.

Outros tipos de fundos

O fundo de reserva é o mais conhecido e, provavelmente, o mais usado pelos condomínios.

No entanto, as assembleias podem definir outros tipos de fundos de reserva, com finalidades específicas e por tempo determinado, como fundo de obras para arrecadar fundos suficientes para uma determinada obra ou investimento futuro no condomínio, como equipamentos de segurança ou benfeitorias, fundo de pessoal, para arrecadar ao longo do ano valores suficientes para cobrir férias e 13º de empregados, sendo que o pagamento deste fundo de pessoal é de responsabilidade do locatário, pois se destina a despesas ordinárias com pessoal.

Nesses casos, depois da aprovação em assembleia, os valores são incluídos na taxa de condomínio e devem, a fim de promover a transparência e o controle, ser administrados em contas poupanças distintas.

Seu condomínio está em dia com a acessibilidade?

Residenciais ou comerciais, condomínios devem se adequar à lei e proporcionar livre acesso a todos

Degraus, rampas sem corrimão ou com uma inclinação incorreta.

Quantas vezes não nos deparamos com lugares de difícil acesso para quem tem a mobilidade reduzida? O problema, mais frequente em condomínios antigos, traz muita dor de cabeça para quem tem o direito de ir e vir, mas é impossibilitado devido à falta de padrão.

Como está o seu condomínio? Em dia com a acessibilidade?

A Lei da Acessibilidade, Lei no 10.098, de 19-12-2000, vale para o país inteiro, mas cada município e Estado têm sua regra e legislação específica, seguindo as orientações da diretriz nacional.

Mesmo assim, vale o que está na Constituição, e ela garante o direito de ir e vir a todos os indivíduos, independentemente de sua condição física ou mental.

Nesta hora, é preciso pensar em idosos, cadeirantes, pessoas que utilizam bengalas, muletas ou andadores, pessoas com crianças de colo, carrinhos de bebê ou ainda as com mobilidade reduzida temporária, como os que passaram por cirurgias ou sofreram acidentes.

Condomínios novos ou antigos

Normalmente, os condomínios mais antigos têm mais problemas com a acessibilidade, principalmente pelo fato de que antigamente o assunto não era tão discutido e nem sequer fazia parte dos projetos.

Como as estruturas podem se abalar com novas obras, o ideal é que se tenha acesso à planta principal e seja realizada uma análise técnica para detectar os pontos frágeis, evitando problemas posteriores.

Afinal, não adianta arrumar a acessibilidade e descuidar da segurança estrutural do restante do condomínio.

Já os condomínios novos, em sua maioria, são construídos pensando na acessibilidade e o fácil acesso de condôminos e visitantes – inclusive, é um dos critérios levados em conta pelos projetistas.

Mas, caso isso não aconteça e o seu condomínio tenha sido entregue cheio de escadas e sem rampas, o síndico pode solicitar à construtora para que realize as obras de adequação necessárias.

Obras em vista

Independentemente do tamanho, do tipo ou do valor da obra, mudanças no condomínio em prol da acessibilidade não deveriam nem sequer passar por assembleia, já que são obras de adequação à lei.

Mas, para melhor explicação dos motivos e das consequências, e também para aprovar o melhor local e a questão estética das reformas, é de bom tom organizar uma assembleia para tal, explicando para todos as necessidades da obra, e apresentando as opções possíveis.

Caso algum morador seja contrário, é recomendado anotar nome completo e documento em ata, visto que a obrigatoriedade da realização está prevista em lei.

Prioridades

Por onde começar? Saber quais e quantas obras são necessárias para adequar o condomínio de acordo com a Lei da Acessibilidade é o primeiro passo. Liste todas as reformas pendentes para que o acesso seja livre para todos. Por exemplo:

– O acesso principal tem escadarias? Caso não tenha, pense em uma rampa. As Ideais são as de concreto, com piso antiderrapante.

– As portas/ portões têm uma largura adequada?

– Corrimões devem ser instalados em rampas e escadas.

– Como é o acesso às áreas comuns e de lazer?

– Têm muitos tapetes, capachos ou outros obstáculos nas áreas de circulação, atrapalhando pessoas com mobilidade reduzida?

– Como é o acesso à garagem?

– As vagas de garagem têm espaço suficiente para um cadeirante entrar em seu carro?

Fazer essas perguntas ajuda nas respostas de quais obras são necessárias. Não pode executar todas as obras em um mesmo momento? Priorize o acesso de entrada do condomínio e vá, aos poucos, fazendo as demais adequações!

Além da acessibilidade

Obras de acessibilidade em condomínios têm inúmeros benefícios, que vão além de apenas cumprir a lei. Além de facilitar o acesso das pessoas que têm mobilidade reduzida – lembrando que, de acordo com o IBGE, a população está vivendo cada vez mais e o número de idosos é crescente -, o fácil acesso é positivo nos momentos de reformas ou mudanças, sem contar a valorização que ela proporciona ao imóvel.

Então… Como está a acessibilidade no seu condomínio?

Gestão do condomínio: como fazer?

Lidar com o dinheiro e documentos dos outros não é tarefa para qualquer um; listamos algumas dicas para auxiliar na gestão do condomínio

Gerir um condomínio não é fácil: é preciso ter proatividade e transparência para cuidar do destino do dinheiro de outras pessoas, bem como com a organização e benfeitorias de um estabelecimento. Para ajudar nesta empreitada, listamos algumas dicas de como realizar a gestão do condomínio de forma eficiente e positiva. Vamos lá?

1 – Organização

Requisito fundamental para qualquer gestor, a organização tem que estar no topo da sua lista! Devem estar separadas todas as entradas e saídas financeiras, as contas mensais fixas do condomínio, o controle dos fundos de reserva (pessoal, obras, etc.), a contratação do seguro, os contatos dos fornecedores.

Essa organização não se resume somente às finanças. É preciso lembrar de manutenções, como a recarga dos extintores de incêndio, a limpeza da caixa d’água, dedetização do condomínio, entre outras benfeitorias.

2 – Cuide da gestão dos funcionários e prestadores de serviço

Os serviços de manutenção predial são necessários, mesmo que o condomínio não apresente nenhum problema aparente. Nunca se sabe quando será necessária uma obra nas dependências ou fachada. Acompanhar essas obras e cuidar da entrada e saída dos funcionários é essencial para manter, principalmente, a segurança do local e dos condôminos, assim como valorizar o patrimônio comum.

3 – Assistência externa

Não entende muito as leis do condomínio? Ou você não tem muito conhecimento quanto aos encargos ou contribuições? Contrate uma Administradora de Condomínios, que poderá auxiliar na administração em todos os aspectos da vida condominial. Contar com a expertise de quem trabalha com a gestão do condomínio no dia a dia pode ser um bom caminho para maior controle e uma gestão mais profissional e qualificada.

4 – Prestação de contas

Tão importante quanto a boa gestão do condomínio é a prestação de contas. Afinal, se o controle financeiro estiver em dia, mas o gestor não souber transmitir isso aos demais condôminos, haverá problemas. Uma boa prestação de contas mostra transparência, além de ser obrigatória pelo Código Civil.

Tirar cópias dos recibos, detalhar as despesas no informativo e saber resumir todos os pontos importantes na hora da assembleia são etapas fundamentais para o bom andamento da reunião e da própria gestão do condomínio em si. Seja objetivo!

A falta de transparência na prestação de contas pode gerar desconfiança em relação à gestão do condomínio e falta de interesse, prejudicando o relacionamento entre condôminos e depreciando o condomínio.

5 – Ouça seus vizinhos

Estar disponível, saber ouvir, acatar conselhos, tudo isso influencia na boa gestão do condomínio. Crie um canal no Whatsapp ou um e-mail, também deixe o livro de sugestões à disposição na portaria, para que os condôminos possam entrar em contato sempre que necessário. E esteja aberto para ouvi-los. Uma boa comunicação com o síndico reflete em confiança na administração e boa relação na vizinhança.

Todos esses passos ajudam a ter uma boa gestão do condomínio, sem grandes conflitos ou problemas. Mas, se mesmo com essas dicas a gestão não estiver indo bem, contratar profissionais, como uma Administradora de Condomínio, pode ser uma boa saída. Entre em contato e tire todas as suas dúvidas sobre a gestão do condomínio.

Como reduzir os custos do condomínio

Folhas de pagamento, encargos, fundo de reserva: veja como reduzir (ou ao menos tentar reduzir) os custos do condomínio

Uma boa administração de condomínio envolve, entre outras coisas, uma competente gestão financeira. E, para isso, é preciso ter controle de todo o fluxo de caixa, saber a importância paga aos funcionários, mão de obra, materiais, valores de entradas e saídas, além de todas as despesas. Dessa forma, é possível pensar em reduzir os custos do condomínio.

Corte de gastos é um termo constante na vida dos brasileiros. E quando esta redução vem em uma conta fixa, como a mensalidade do condomínio, é ainda melhor. Além de beneficiar a todos, a diminuição pode influenciar positivamente na taxa de inadimplência.

Mas como reduzir os custos sem prejudicar o condomínio? Essa é uma tarefa que exige controle financeiro e disciplina, para que o condomínio não termine o mês no vermelho e com dívidas. Para ajudar, vamos listar algumas dicas para você analisar em seu condomínio. Vamos lá?

Água, gás e luz

Individualizar. Esse é o primeiro passo para que as despesas sejam específicas de cada unidade. Coloque um sistema de medição individual, afinal não é justo o condômino que mora sozinho pagar o mesmo valor de uma família com quatro pessoas, por exemplo. É possível fazer cobranças individuais de água e gás.

Controle de vazamentos, de torneiras e saídas de água. Verificar periodicamente as estruturas do condomínio, as torneiras e tubulações podem evitar desperdícios. Existem empresas especializadas na verificação do fluxo de água em condomínios que ajudam a reduzir desperdícios.

Em relação à iluminação, troque as lâmpadas incandescentes ou fluorescentes pelas de LED, que apresentam aproximadamente 80% de economia, especialmente no médio e longo prazo. Elas custam mais caro, mas o investimento é recuperado ao longo do tempo. Já cogitou colocar sensores de presença ao invés de manter as luzes ligadas durante todo o dia?

Informação nunca é demais. Oriente funcionários e condôminos em relação à economia, principalmente de luz e água, sobretudo do condomínio.

Folha de pagamento

Despesas com folha de pagamento estão no topo dos gastos da maior parte dos condomínios: em média, entre 45% e 55% do valor de saída é com empregados. Analise os salários do zelador, porteiros, pessoal da limpeza, e verifique, principalmente, os números de hora extra e as escalas. Dependendo do caso, pode valer mais a pena ter um novo funcionário do que bancar horas extras frequentes.

Evite o acúmulo de funções. Além de ser mais oneroso, pode causar problemas, seja na execução das tarefas, ou posteriormente, em reclamatórias trabalhistas. E, caso opte por terceirizados, tenha a certeza de que os encargos estejam sendo pagos pela contratada.

Reaproveitamento

Já pensou em reaproveitar a água da chuva para a limpeza do seu condomínio? Já existem leis municipais sobre o tema para construções mais recentes, mas o seu condomínio utiliza, de fato, esta água?

Ou em investir em energia solar? A colocação de placas de captação de energia do sol pode trazer economia para a conta final de energia no longo prazo.

Biometria ou tags

Seu condomínio tem um custo muito alto por conta da portaria 24 horas? Já pensou em alternativas? Implantar sistemas biométricos ou por tags individuais podem ser uma ótima economia. Os condôminos têm mais autonomia e segurança para entrar e sair. Outra sugestão seria a portaria virtual ou remota, que em alguns tipos de condomínios podem ser mais econômicas, afinal se elimina o custo do porteiro, horas extras e as dificuldades em finais de semana e em feriados.

Manutenção periódica

Evite os gastos com consertos: faça manutenções preventivas periódicas. Bomba d’água, elevadores, geradores, portões ou qualquer outra verificação é mais barata quando realizada antes do problema surgir, além de evitar transtornos e comprometimentos com a segurança, por exemplo, com a quebra do motor do portão de madrugada.

Estar com todas as revisões em dia evita grandes obras, que geralmente têm custos mais altos do que as ações de prevenção. Aproveite também para trocar aparelhos antigos, como interfones, cuja manutenção sairá mais cara que o novo.

Tem piscina no seu condomínio? Mantê-la coberta nas épocas sem uso reduz a manutenção, diminuindo a limpeza, o uso de produtos e até mesmo a necessidade de uma pessoa específica para a função.

O barato que sai caro

“Mas eu economizei nos produtos de limpeza, no uniforme dos funcionários, na empresa que faz a manutenção”… Lembre-se de que nem sempre o mais barato é a melhor opção. De que adianta comprar um produto barato se ele não rende ou não limpa direito? Procure ouvir os funcionários que atuam nesta área para identificar as melhores marcas e rendimentos.

Contratar uma administradora de condomínios pode ser visto como um custo a mais, mas, muitas vezes, é uma forma de reduzir outros tantos custos. Que tal contar com uma ajudinha para colocar as contas em dia, diminuir os custos do condomínio e satisfazer a todos?

Segurança no condomínio: sempre é possível melhorar

Equipamentos de monitoramento, orientação aos funcionários e bom senso entre os moradores são quesitos fundamentais

Quando você opta por viver ou trabalhar em um condomínio, seja ele vertical ou horizontal, você deve estar ciente de que irá compartilhar áreas e espaços com outras dezenas, às vezes centenas, de pessoas. Isso significa que questões como limpeza ou segurança também passam a ser coletivas. Independentemente do porte, a segurança no condomínio deve ser pauta regular das assembleias.

Vamos listar alguns itens que podem ajudar na questão da segurança no condomínio, separadas por segurança geral, acesso de terceiros e para os condôminos. Acompanhe!

1 – Segurança geral

A tecnologia está evoluindo cada vez mais, deixando equipamentos mais completos e por preços mais acessíveis. Por esse motivo, as opções são variadas: alarmes, sensores de movimentação, câmeras de monitoramento – que podem ser vistas pelos moradores ou por uma empresa terceirizada. Também é possível contratar profissionais especializados, o que além de dar suporte na segurança do condomínio pode diminuir situações de risco.

Além da preocupação coletiva, a segurança na unidade também deve ser pensada, com a colocação de alarmes ou grades, para as unidades dos andares baixos. A instalação de olho mágico e chave tetra aumentam ainda mais a segurança interna.

Dica boba, mas que nem todos seguem à risca: tranque sempre as portas, mesmo para saidinhas rápidas de sua casa ou escritório, bem como o carro, mesmo que ele esteja na garagem. Se possível, também tranque sempre as janelas (você já ouviu falar no Homem-Aranha de Curitiba)? Antes de sair, tenha certeza que o portão automático fechou!

2 – Acesso de terceiros

Primordial para os condomínios maiores, onde o fluxo de pessoas é grande, manter um registro ou abordagem no acesso é importante para saber quem entra e sai do seu condomínio. Exigir que os visitantes se identifiquem, bem como os prestadores de serviço e entregadores, deve ser obrigatório.

Para os condomínios menores, sem portaria ou porteiro, o cuidado deve ser redobrado. Receba quem vai a sua residência no portão, afinal, ninguém está acompanhando quem está subindo com a visita.

No caso de prestadores de serviço para o condomínio, o acompanhamento pelo síndico ou alguém delegado até que esteja fora do condomínio é essencial para a segurança.

A preocupação deve se estender à contratação de funcionários (limpeza, jardinagem): procure por pessoas com indicações e referências.

3 – Para os condôminos

Hoje em dia, é muito comum o uso da tag individual pelos condôminos: cada um tem a sua e entra e sai do condomínio sem precisar solicitar o auxílio do porteiro. Essa ferramenta é boa para a segurança no condomínio, já que somente os moradores têm direito ao uso.

Para que ela não vire um problema, evite emprestá-la para terceiros ou identificá-la com o nome do condomínio, assim as consequências em caso de perda são minimizadas. Evite também que pessoas estranhas aproveitem a sua entrada no condomínio para entrar junto. Se não conhece a pessoa, solicite que ela espere fora do condomínio e interfone para a pessoa certa que irá recebe-la para que esta libere a entrada do estranho.

Já na garagem, nos casos de portão eletrônico, procure não acionar a sua abertura de uma distância muito grande e sempre feche logo após a passagem, se possível. Preste atenção em quem está a sua volta ou parado próximo ao portão.

Um fator que ajuda na identificação dos condôminos é um cadastro de todos os residentes da unidade e placa de carro ou a colocação de um adesivo que não indique o nome ou localização do condomínio, mas possa ser reconhecido pelos moradores e porteiros. Isso pode facilitar para o responsável pela portaria e, no caso de condomínios menores, faz com que todos se conheçam e saibam que aquele automóvel pertence a um morador ou colaborador.

Ah, esse é um ponto importante: se conheçam! Saber quem são seus vizinhos também contribui para a segurança no condomínio. Assim, sempre que alguém notar qualquer movimentação estranha, pode comunicar ao síndico ou a outras pessoas.

Essas dicas não são para ninguém viver paranoico ou com medo, elas apenas auxiliam na prevenção de ações indesejadas e aumentam um pouco mais a segurança no condomínio. Mas, mais do que isso, o bom senso entre condôminos, síndico e funcionários é fundamental.

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