O momento é de organização e de planejamento para que os planos saiam do papel e as contas permaneçam no azul
Início de ano é sempre igual: estabelecer metas, realizar o planejamento e colocar as mãos na massa. Se na vida pessoal é assim que acontece, no corporativo, empresarial ou até mesmo no condomínio não seria diferente.
E, em se tratando em planejar o ano do condomínio, é preciso pensar em inúmeros fatores para que os doze meses sejam perfeitos.
O local está precisando de reformas ou de investimentos? Está com a inadimplência muito alta? Está com problemas difíceis de resolver?
Agora é a hora de se organizar!
Ano novo, ciclo novo
Normalmente, no início do ano, acontecem as assembleias ordinárias, com a prestação de contas do ano anterior, a eleição de um novo síndico, a previsão orçamentária para o novo ano, além de assuntos gerais.
É também neste momento que um planejamento é realizado, com os principais assuntos trazidos pelo síndico e discutindo outros temas levantados pelos demais condôminos.
Independentemente se com novo síndico ou continuação do mandato, é preciso dar início no ano. Comece pelo plano de ação e de metas. Um bom plano é como um guia para o condomínio se nortear ao longo do ano, com pautas relacionadas ao financeiro, aos recursos humanos, às manutenções e à segurança do ambiente, além do conhecimento dos pontos fortes e fracos do local.
Estabeleça metas a curto, médio e longo prazo, o que facilita a organização. Coloque nessa lista as manutenções obrigatórias, as emergenciais e as que devem ser realizadas durante a gestão.
Converse com todos
Além de organizar a casa, é preciso conversar com todos: conselho, fornecedores, equipe, condôminos. Aproveite este momento para atualizar o cadastro de moradores e checar se os canais de comunicação com os condôminos estão funcionando perfeitamente, com todos sendo devidamente informados.
Caso seja uma continuação de mandato, você pode passar uma pesquisa de satisfação entre os condôminos e colaboradores para saber quais pontos devem ser melhorados, quais estão dando certo e recolher novas ideias para o ciclo.
E não se esqueça de compartilhar todas as decisões tomadas. Divulgue aos condôminos um cronograma com o planejamento e os orçamentos, afinal, transparência é fundamental.
Delegue tarefas
Não é porque você é o síndico que tudo deve ficar nas suas costas, calma! O conselho consultivo existe para isso. Ele é formado por outros condôminos que podem e devem participar das decisões quando necessário, principalmente nas pautas mais complexas.
Partilhar as propostas para o condomínio com essas pessoas contribui para a gestão, com o aumento de sugestões e de novas ideias. Além deles, o suporte de uma administradora de condomínios é fundamental para um bom mandato.
Finanças em dia
Todo o planejamento das obras, de manutenções e de qualquer outro evento que envolve o condomínio deve estar nas previsões orçamentárias, para que os temas não fujam do controle e o condomínio não termine o ano no vermelho.
Analise o saldo do condomínio em relação ao ano anterior, os aumentos das principais contas, as futuras despesas e uma média dos inadimplentes. Se possível, realize a cobrança para tentar minimizar esse prejuízo.
Utilize planilhas mensais, não esqueça dos pagamentos dos empregados, terceirizados e dos recolhimentos de impostos. Parece muita coisa? Conte com a ajuda de uma boa administradora de condomínios para deixar todas as contas e pagamentos em dia.
Recursos humanos satisfeito
Tão bom quanto um condomínio organizado é ter colaboradores satisfeitos e felizes. Faça uma reunião no começo do ano e converse com sua equipe, saiba se ela está satisfeita com o serviço, com as demandas e as atribuições.
Este é o momento para organizar a casa, verificar tabelas de escalas, férias e horários, e renovar a equipe, se necessário.
Não esqueça das manutenções
Manter a manutenção do condomínio em dia é um dos pontos principais na gestão de um síndico. Por isso, comece o ano atualizando a sua tabela de manutenções periódicas, inclusive todos os contatos de prestadores de serviço, e realize todas as vistorias que precisam ser feitas nas datas corretas.
Elevadores, jardim, piscina, fachada… são inúmeros detalhes que não podem ser esquecidos. Caso você precise de um auxílio, dê uma olhadinha neste artigo aqui.
Esquecer ou negligenciar as manutenções, além de colocar os condôminos em risco, pode trazer prejuízos muito mais caros ao longo dos anos.
De olho nos resultados
Tão importante quanto prever e planejar é acompanhar todos os resultados obtidos. Deu certo? Faltou? Sobrou? Os condôminos ficaram satisfeitos?
Essas são análises para serem feitas ao longo do ano, mas que são imprescindíveis para um próximo planejamento.
Com um plano bem feito e uma atuação ativa, não tem como o ano não ser bom! Aproveite a sua gestão e tenha um excelente 2023!
31/01/2023 | Categorias: Uncategorized