O uso de materiais impressos e da tecnologia auxiliam, mas a postura do síndico é determinante para a boa administração e uma melhor relação entre os condôminos
A comunicação no condomínio é fundamental para a manutenção da harmonia entre todos os participantes desta comunidade: condôminos, moradores, frequentadores, síndico e colaboradores. Cada condomínio tem suas especificidades, mas uma regra é óbvia: quanto melhor a comunicação e a eficácia dos meios escolhidos para o contato, melhor será a relação entre todas as pessoas.
Por esse motivo, confira sete maneiras de tornar a comunicação no condomínio mais efetiva. Todas as dicas abaixo visam melhorar a qualidade de vida de quem mora ou trabalha em um condomínio, visto que ter conhecimento do que ocorre e de suas regras vai garantir que mais pessoas estejam em conformidade com o regimento e possam exercer seu direito a voto nas decisões importantes.
1 – Aposte nos editais impressos em murais
Estamos na era da tecnologia, dos smartphones e dos aplicativos. Porém, os editais impressos nos murais dos condomínios ainda são extremamente eficientes, especialmente quando colocados em áreas comuns, como escadas, elevadores, portarias e espaços de convivência.
Esses documentos impressos podem detalhar regras de cada espaço, fazer convites para reuniões e assembleias, descrever a prestação de contas mensal, entre diversas outras possibilidades.
2 – Não esqueça da tecnologia
Se os documentos impressos são importantes, a tecnologia não pode ser deixada de lado. Atualmente, os grupos de Whatsapp podem ser uma excelente forma de aproximar os condôminos e comentar assuntos que sejam de interesse geral. É importante, assim como em reuniões e outros espaços comuns, que sejam estabelecidas regras específicas para o uso (horário de envio de mensagens, assuntos proibidos, entre outros detalhes), buscando evitar confusões e discussões desnecessárias.
Em condomínios de menor porte, por exemplo, trata-se de um ótimo meio para manter os condôminos atualizados. Nos de maior porte, podem ser divididos entre blocos, por exemplo. Para o síndico, vale ter em mente que nem todas as pessoas vão acompanhar o Whatsapp e é preciso usar outros meios para os comunicados importantes, como os murais, cartas ou e-mails.
Porém, evitar discussões nos grupos é o ideal, por isso, reclamações e queixas devem, preferencialmente, ser levadas ao síndico em particular ou ao condômino a quem se pretende fazer uma reclamação.
3 – Livro de ocorrências
Seja digital ou impresso, o livro de ocorrências é um dos mecanismos mais eficientes na comunicação entre síndico e condôminos. É por meio dele que se pode fazer sugestões ou reclamações diretas. Trata-se de um canal permanentemente aberto para quem busca ser ouvido.
4 – Reuniões e assembleias
Para muitos, essas duas palavras soam inconvenientes, mas é nas reuniões e assembleias que todos os temas importantes para o condomínio são discutidos. Trata-se de uma obrigação para o síndico a realização deste tipo de ação periodicamente, que deve ser usada para tirar dúvidas, apresentar os balanços financeiros e ouvir os assuntos de interesse comum. É justamente neste momento que as decisões são tomadas – sobre obras, manutenção, colaboradores, entre outros pontos – e é importante que haja uma boa comunicação no condomínio para colher as opiniões mais variadas. Não restam dúvidas de que é muito importante a participação de todos.
5 – Saber ouvir
Estar aberto a ouvir sugestões e reclamações dos condôminos é imprescindível para um síndico. Sua postura pessoal e a forma como recebe a esse tipo de abordagem vai contribuir para que mais pessoas se sintam interessadas em participar das decisões importantes. A tecnologia, os editais impressos em murais são meios importantes para melhorar a comunicação do condomínio, mas essas ferramentas são apenas um reflexo da forma como o síndico lida com as relações. Quanto mais aberto e disposto a ouvir os demais, mais transparente e eficiente será a administração do condomínio.
6 – Carta ou circular e e-mail
No aviso de uma assembleia para a eleição de síndico ou para a decisão de uma obra de manutenção importante para o condomínio, os condôminos precisam ser convocados por meios legais e formais, seguindo sempre as determinações da Convenção do condomínio. Todavia, pode também o síndico investir em outros meios para enfatizar os condôminos, tais como e-mail e Whatsapp. Esse tipo de prática, além de incrementar a comunicação do condomínio, garante uma maior divulgação dos acontecimentos.
7 – Disponibilize o regimento interno ou convenção coletiva a todos
Deixe impresso na portaria ou envie por e-mail o regimento interno ou convenção coletiva para todos os condôminos. Muitas das regras são descumpridas por puro desconhecimento.
Com essa listagem em dia, a comunicação entre síndico, condôminos e funcionários será tirada de letra.
20/04/2018 | Categorias: Administração de Condomínios Vida em Condomínio