Ninguém está ileso às irregularidades, mas, quando existem procedimentos bem definidos, torna-se mais difícil que o condomínio seja prejudicado
Um condomínio não está ileso a situações de corrupção. No entanto, quanto mais profissional e organizado for, menores são as chances de algum problema que venha a gerar prejuízos para o condomínio e, consequentemente, para os condôminos. A adoção de boas práticas no dia a dia garante que essas situações não se tornem realidade e, mais importante, que os cuidados sejam, de fato, colocados em prática no dia a dia.
Nos últimos anos, o compliance se tornou uma prática defendida e encampada pela maior parte das empresas do Brasil. Trata-se de uma consequência das irregularidades detectadas ao longo das investigações de corrupção do país, especialmente a Lava Jato.
O termo compliance se disseminou rapidamente: oriundo do inglês “to comply”, significa agir em conformidade com a lei. Ele vale não só para as empresas, como pode ser adotado também nos condomínios. Confira, abaixo, uma lista de boas práticas capazes de garantir tranquilidade para todos.
A escolha do síndico, subsíndico e conselho
O síndico é o representante legal do condomínio. Por mais que ele seja assessorado por uma administradora de condomínios, é importante que ele tenha um mínimo de experiência e de tempo para que possa gerenciar as atribuições exigidas no dia a dia, assim como as demandas levantadas pelos demais condôminos.
A mesma regra vale para o subsíndico e para os condôminos que vão integrar o conselho fiscal: são eles os responsáveis para, em um primeiro momento, fazer a validação da prestação de contas periódica do condomínio. Esse trabalho, por óbvio, precisa estar alinhado entre todos os envolvidos, mas é preciso que haja independência e conhecimento para que, sobretudo, o conselho desenvolva o seu papel de fiscalização.
A contratação de uma administradora de condomínios referência
Nem sempre a corrupção parte do síndico ou dos condôminos. Por isso, é preciso pesquisar para contratar uma administradora de condomínios. Em boa parte dos casos, essas empresas têm total acesso às verbas – não é incomum ler no noticiário que moradores foram lesados quando uma empresa sacou os recursos e deixou de pagar as despesas ordinárias de um condomínio. Por isso, no momento de optar pela contratação de uma administradora, busque as referências e, se possível, certificações de que ela desenvolve um bom papel. A Mineira, por exemplo, é a primeira administradora de condomínios do Paraná com certificação ISO 9001, e está no mercado há mais de 40 anos.
Faça diversas cotações
Uma das práticas adotadas por empresas e até mesmo por órgãos públicos é de fazer, ao menos, três cotações na hora de contratar um serviço ou comprar um produto. Com isso, aumenta-se a chance de obter um preço alinhado ao do mercado e até mesmo de ter bons argumentos para uma negociação, como na contratação de fornecedores ou na compra de itens.
Estabeleça critérios técnicos
Não exclua automaticamente sugestões e indicações de condôminos, mas é importante que as contratações de fornecedores não sigam exclusivamente o critério preço. Estabeleça exigências técnicas na hora de fechar uma contratação – não esqueça de pesquisar referências e o histórico da empresa. Também é importante fazer orçamentos completos, incluindo todas as etapas necessárias para determinado procedimento.
Siga o calendário de prestações de contas – e utilize a tecnologia
A Convenção do condomínio vai estabelecer os períodos de prestações de contas. É importante que esse calendário seja seguido à risca. A tecnologia permite que o conselho e até mesmo os próprios condôminos possam acompanhar os gastos de determinado período, desde que seja adotado o procedimento de registrar as notas fiscais.
Faça as manutenções nos períodos certos
O atraso das manutenções preventivas é uma das situações que pode levar o condomínio a tomar decisões precipitadas e que podem gerar algum tipo de problema. Nesse contexto, é importante que o síndico e a administradora de condomínios estabeleçam um calendário de manutenções necessárias – troca de extintores, avaliação de elevadores e dos sistemas de gás, hidráulico e elétrico, entre outros. A pressa pode levar a maus contratos, que onerem o condomínio e, eventualmente, a situações de fraude.
Atenção à guarda de valores
Muitos condomínios contam com serviço de lavanderia coletiva, locação de churrasqueiras e salão de festas, entre outras possibilidades, que exigem o pagamento em valores ou um adendo à taxa de condomínio. Esse tipo de situação exige atenção e a criação de procedimentos claros, especialmente sobre a guarda dos valores.
Gestão de impostos e taxas condominiais
Adote a boa prática de guardar recibos e comprovantes de pagamento – especialmente de forma digital – de impostos, encargos sociais, salários. Também emita recibos de quitação dos boletos de condomínio para os condôminos, quando o pagamento não for pelo sistema bancário. Esse histórico evita problemas com o fisco, auxilia em possíveis reclamações trabalhistas e também impede fraudes na quitação das taxas condominiais.
Dissemine a transparência
Quanto maior o volume de informações disseminadas aos condôminos, menor será a chance de irregularidades. É papel do síndico dar o exemplo, esclarecendo eventuais dúvidas, enviando prestações de contas periódicas e cuidando com a comunicação, não se negando a repassar dados ou fazer reuniões e assembleias sobre temas importantes.
Auditoria pode ser necessária
No caso de suspeitas, a contratação de uma auditoria pode ser feita para detectar eventuais irregularidades. Essas empresas fazem uma varredura de contas e, dependendo do contrato, observar a situação com o fisco. O investimento nesse tipo de serviço dá tranquilidade e, em muitos casos, é muito positivo para o condomínio.
Práticas evitadas
A transparência e o zelo pelas contas do condomínio garantem que uma série de práticas já percebidas sejam disseminadas. Veja alguns exemplos de irregularidades comuns de serem detectadas:
– Pagamento de comissões: trata-se de uma prática comum, que consiste em os fornecedores pagarem um valor a quem os indicou. O problema é: geralmente esta taxa é adicionada ao orçamento, fazendo com que o condomínio arque com um valor mais pesado do que deveria. Por isso, a transparência, a existência de mais de um orçamento, e a possibilidade de acompanhar as prestações de contas impedem a ocorrência deste tipo de situação.
– Mistura de compras pessoais e condominiais: não é errado o síndico aproveitar uma ida ao mercado, por exemplo, para renovar o estoque de produtos de limpeza do condomínio. No entanto, é de bom tom que as notas fiscais pessoais e do condomínio sejam separadas, facilitando o controle por parte do conselho e dos demais condôminos.
– Superfaturamento: elaborar diversos orçamentos evita que as obras sejam superfaturadas, visto que o condomínio é capaz de perceber qual é a média de valores cobrada pelo mercado por determinado serviço ou produto. Nesse contexto, desde que sejam respeitados os aspectos técnicos, o condomínio não deve limitar a participação de fornecedores em suas cotações.
Quer tirar alguma dúvida sobre como lidar com casos dúbios? Entre em contato com a Mineira e tenha tranquilidade na relação com a administradora de condomínios.
12/10/2019 | Categorias: Uncategorized