Muitos condomínios não fazem a ideia da existência desse plano, que pode auxiliar em diversos aspectos da administração do local
Tudo nesta vida precisa de um plano. Ao levantar, você planeja seu dia. Pensa no que vai fazer de almoço ou o que comprar no mercado. Na vida de um condomínio não poderia ser diferente. Muitos vivem à deriva, no famoso “deixa a vida me levar”. Mas o ideal é que o condomínio tenha um plano de ação elaborado com o auxílio de todos que ali convivem.
Um plano de ação consiste em um planejamento, com metas administrativas e sociais, que tem como principal objetivo aprimorar a administração e o dia a dia do condomínio, primando pelo conforto e bem-estar de seus condôminos.
O plano serve para todos: para o síndico, ele auxilia a nortear as atividades diárias e priorizar as tarefas por ordem de relevância; para os colaboradores, ajuda a entender melhor quais os processos para realizar o trabalho com excelência; e, para os condôminos, é um caminho para expor suas necessidades e urgências.
Como elaborar um plano de ação em condomínio?
O planejamento estratégico deve ser elaborado pelo síndico, juntamente com o conselho, que vai pegar todos os pontos de atenção do condomínio, estabelecendo metas cabíveis e realistas, bem como soluções a curto, médio e longo prazo.
Para começar, deve-se entender qual a situação financeira do condomínio, sua estrutura física e demandas de manutenção e os cuidados com a segurança. Também é importante levantar como está a comunicação interna e a relação entre colaboradores e condôminos.
A partir desse levantamento, são estabelecidos os objetivos. Você pode listar o problema, a meta e o plano para cumpri-la, além de estipular um prazo. Por exemplo: o condomínio está com a inadimplência alta. A meta é diminuir essa taxa em seis meses. A metodologia escolhida é realizar uma cobrança ativa, oferecendo facilidades para pagamentos. Outro exemplo: Como está a estrutura do Condomínio? Manutenções são feitas constantemente, mas e a longo prazo, será que não precisará de reformas maiores que necessitem de uma chamada de capital extra? A meta é avaliar toda a estrutura e se programar para as próximas reformas necessárias, desde pintura até troca de equipamentos. Faça orçamentos e leve para discussão em assembleia, programar os próximos passos e manter todos informados é essencial.
Faça isso com todos os problemas do condomínio, dos mínimos aos que parecem difíceis de solucionar, e leve para assembleia, visando debater com os condôminos. Aproveite esse momento para colher novas reclamações e ideias que contribuam com o plano de ação.
Com a aprovação dos demais, é o momento de colocar o plano de ação em prática, com ampla divulgação para o conhecimento de todos.
O que não pode faltar em um bom plano de ação?
Na teoria, parece tudo fácil. Agora, na prática, as coisas precisam de um pouco mais de coordenação e trabalho para saírem, de fato, do papel. Comece analisando minuciosamente o plano para adaptá-lo à rotina de síndico e aos outros afazeres do condomínio.
Alguns pontos são imprescindíveis em um plano de ação, pois fazem parte do dia a dia de todos os condomínios. Veja se você lembrou de alguns deles, como:
– Financeiro: questões financeiras sempre devem estar alinhadas. Entradas, saídas, taxas pagas, contas fixas, folhas de pagamento, impostos, gastos extras. Tenha tudo isso em dia, afinal, não tem como cobrar um inadimplente no condomínio quando as finanças dele mesmo não estão em ordem.
Entre as metas do plano pode estar o exemplo citado acima, dos inadimplentes. Seu condomínio não tem problemas financeiros? Excelente! Você pode colocar um plano para redução dos gastos com luz e água, que vem sofrendo com o aumento da inflação, ou ainda juntar um montante para investimentos extras.
Realizar uma previsão orçamentária das metas do plano de ação também entra nesta parte. Afinal, modificações exigem investimentos, que não devem onerar demasiadamente o condomínio.
– Recursos humanos: a folha de pagamento, contratações, horas extras, folgas e escalas estão bem elaboradas? Colaboradores satisfeitos e trabalhando em conformidade com as leis são mais felizes e executam com mais qualidade suas tarefas.
– Manutenções: como estão as vistorias de elevadores? Os extintores estão na validade e carregados? Os portões eletrônicos? As garagens? As áreas comuns? O parquinho das crianças está com os brinquedos certificados de maneira correta? Pequenas imperfeições podem acarretar em custos extras e acidentes que podem (e devem) ser evitados.
– Segurança: está adiando a instalação de uma câmera de segurança no condomínio? Ou aquela manutenção na cerca elétrica? A contratação de uma empresa especializada? Aproveite o plano para colocar essas questões em ordem e cuidar da segurança dos condôminos.
Leia aqui sobre os principais erros na portaria que comprometem a segurança do condomínio.
Ao fim de cada período, dê satisfações aos demais condôminos, mostrando se as metas foram atingidas, os motivos pelos quais algumas iniciativas foram adiadas e como o plano beneficiou o condomínio.
Clareza, transparência e responsabilidade é o que todos esperam do síndico, que ganhará muitos pontos pela melhora de sua gestão e foco nos resultados, seguindo um planejamento que contou com a participação de todos.
06/04/2022 | Categorias: Uncategorized